”Mihin se tiedosto tulikaan tallennettua?” on hyvin tavallinen kysymys meille kaikille tietokoneen käyttäjille. Eikä ihme. Luomme uusia dokumentteja säännöllisesti. On muistioita, pöytäkirjoja ja digikuvia. Lista on lähes loputon. Eikä tässä vielä kaikki. Sähköpostiin putoilee päivittäin lisäksi mitä erilaisimpia tiedostoliitteitä työkavereilta, asiakkailta ja muilta yhteistyötahoilta. Kaikille niille pitäisi löytää sopiva tallennuspaikka.
Meillä jokaisella on oma tapamme tiedostojemme tallentamiseen. Mitä paremmin mietitty, sitä nopeammin löydämme etsimämme. Usein nämä tiedostot eivät kuitenkaan ole vain omaan käyttöön. Saman projektin kimpussa on useita henkilöitä yrityksestä, ja joukkoon kuuluu yhä useammin myös yrityksen ulkopuolisia tahoja. Suunnittelua ostetaan alihankintana siihen erikoistuneilta yrityksiltä. Myös nämä henkilöt tarvitsevat pääsyn projektiin liittyviin tietoihin.
Ollaankin tilanteessa, jossa tiedonhallinta on avainasemassa projektin onnistumista ajatellen. Ajan tasalla olevaa tietoa on oltava oikeiden henkilöiden saatavilla. Tiedon on myös löydyttävä nopeasti ja helposti. Miten tämä saadaan varmistettua? Kuinka rajoittaa ulkopuolisten pääsyä samoihin tietoihin?
Voidaanko tiedostojen tahaton päällekirjoitus estää? Miten hoitaa tiedostojen eri versioiden säilytys? Näitä kysymyksiä yritetään ratkaista useissa yrityksissä tietohallinnasta vastaavien keskuudessa.
Windowsin oma tiedostojenhallinta soveltuu yhdelle käyttäjälle tavallisissa tapauksissa. Usean käyttäjän ympäristössä törmätään aivan uudenlaisiin haasteisiin. Edellä esitettyihin kysymyksiin on löydyttävä vastaukset. Ratkaisuna on monessa tapauksessa tuotetietojen hallintaan kehitetty ohjelmisto. Tällöin puhutaan yleisesti PDM (Product Data Management) -ohjelmistoista.
SolidWorks -käyttäjille ratkaisu tiedonhallintaan löytyy hyvin läheltä. SolidWorks Office Professional sisältää PDMWorkstiedonhallintaohjelmiston, jonka avulla suunnitteluryhmä hallitsee niin SolidWorks- kuin muutkin tiedostot. Myös yrityksen muut tahot voivat tallentaa omat tiedostonsa samaan järjestelmään, josta ne on käyttöoikeuksien puitteissa kaikkien asianomaisten saatavilla.
Lehden lopusta löydät kiinnostavan esimerkin siitä, kuinka Elopak Oy ratkaisi tiedonhallintaan liittyvät kysymykset PDMWorksin avulla.
